【主旨】 NPOの事務局の仕事はとっても大切。事務作業全般の効率化(ローテクで汎用性の高い手法)を研究し、最小コストで最大効果を生む事務局のワーキング・スキルを磨きましょう。
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第7回_内容報告♪

成果を生む会議のポイント】
ロジを究めるー輪読:
NPOマネジメント№7より


場所:くらしき福祉プラザ3F、くらしきボランティアセンター-ボランティア交流室
時間:10:00~12:00
参加者:計12名


今回からは【ひろば】以外の人の参加受け入れをすることになっていました。
といいつつ、「こんなマニアックで地味な研究会に来る人いるかなぁ」という感じでした。


結果は?なんと2名も!+初めて参加の会員1名、計3名の初参加者となりうれしいかぎりです。
初の二桁人数開催となりました♪
ありがとうございました。

①最近あった「私のちいさな幸せ」
自己紹介(~10:20)



  • ○ジパンの景品シールがやっと15点!バッグと引き換えできる♪
    毎日毎日、フ○パンを食べた!継続はチカラなり♪

  • 人との出会いが新しいひろがりにつながり、今日ここへ参加する事になりました。
    「人との出会い」が幸せ♪ 大切にしたいです。

  • ぐちゃぐちゃの部屋を片付けた!ゴミ袋4~5袋のゴミが出た!!
    気分すっきり♪

  • 色んなところに勉強に行きたくさんの出会いがあることがありがたい♪

  • ちいさな幸せというか、もうすぐ大きな幸せが待っていますので♪(つぶやき)
    (!!もうすぐ結婚されます!!!おめでとーーー!)

  • 体調が戻ってきて、声が出るようになってきた!
    娘とのコーラスができるようになり、発表会が楽しみ♪

  • 子どもがお腹の中でモゾモゾ動いて、忘れてた感覚!
    来週あたり生まれますー♪
    (それって、大きな幸せじゃん♪)

  • 仕事をうっちゃって、早く帰り、久々に連続した睡眠が取れました♪

  • 大学時代の友人の結婚式に参加して、10年ぶりに懐かしい顔に会えて、嬉しかった♪
    (余談としては男性陣はみんな横に成長していた!)

  • 今回からもっといろんな人に声をかけようということで「やったこれで参加できる♪」と思い始めて参加します。初心者です。

  • 娘が簿記で100点取った!すごい!!えらい!!!

  • 庭の引っ付き虫の草を一掃!気分すっきり♪


②ふりかえり&資料返却(~10:40)
以前に作成したロジ研フリップ式Q&Aを返却し、ふりかえりました。


③個人ワーク[ポイントのピックアップ](~11:00)
【成果を生む会議のポイント】 ロジを究める-輪読:NPOマネジメント№7より



自分にとって
  『これは大事だなぁ』
  『ぜひ身につけたいなぁ』
  『これは必須項目だなぁ』
という所をピックアップして抜き出してください。」


「もし、できれば、Q&Aにまとめてください。(できなくてもかまいません)」



④休憩~11:10


⑤成果発表と共有(~12:10)
そのまま抜き出した人と、自分なりに内容を組み立てた人と、2つのパターンがありました。
ポイントのみ記載していますので、これだけ読んでもよくわからないと思います。
※より詳しく知りたい人はNPOマネジメントを購読して下さい。


●会議の参加者の役割から



他者の発言の論拠を尋ねる
自分の発言の論拠を説明する



●議事録作成の基本から



決定事項、実施責任者・期限
保留事項、管理責任者・期限



●進行役の役割は会議の開始前から!



開催目的を明確に伝えているか?
開催目的を達成できる議題づくりは?
報告・提案事項が配布資料として揃っている?



●対立意見が出たときの進行役の役割は?



共通点と相違点を整理し、合意の可能性を探ったか?



●会議の4つのステップ



役割確認

協力

共有

実施



●人の話しを聴かせる方法はないの・・・



 (あったら教えてほしい・・・)



●議長、進行係、記録係の役割分担



議長=リーダー:決定の責任「何のための会議か?
進行係=プランナー:「どう進めるか?」
記録係=マネージャー:運営管理「どうつなげるか?」



●会議の前の準備で、会議の質は決まっている



開催目的を明確に伝達
開催目的を達成できるための議題づくり
報告・提案事項が配布資料として揃っているか?



●会議は後の共有が大事



議事録をできるだけ早く配送欠席者のフォロー



Q:積極的に参加したい!
けど、「知らない」「わからない」事が出てきたら?



→A:その場で尋ねるのが基本!


わからないまま参加していて意思決定に加わると、後で「え!そういうことだったの?」となりかねません。
それでは会議そのものに意味が無くなり、全員の参加時間をムダにする事に!

逆に、本筋に関係ない事の場合は、話の腰を折り、時間をムダにする事につながりますので、後で調べる方がいいでしょう。



Q:会議が長引くのですが・・・?



→A:はじめに「参加者で確認」できていますか?


議題について、
どこまで、どのくらいの時間で、
決議するか



Q:決めたはずのことが会のメンバーに徹底できないのですが。



→A:決まったことを確認し、メンバーで共有できていますか?


決定事項・その責任者・期限を 「参加者で確認」



Q:会議が始まる以前に「共通認識・前提」が共有できない!



→A:会議の目的により、参加者を選ぶ必要があります
(参加のデザイン)


何のための会議かによって参加者は変わります。
メンバーの会での役割によって場は分けないと、会にとっても参加者にとっても不幸な状況を生みます。
現場のスタッフミーティング、会の運営ミーティングなど会議の目的を明示して、参加者を選び、選んでもらう関係を作りましょう。



 Q:「会議がうまくいきません!どうしたらいい?」



→A:「3つの型で進行を変える!」


① 「決める型」:意思決定や判断
② 「ひろげる型」:対話とアイディア創出
③ 「コミュ型」:情報共有や意見交換



Q:「会議が長く多くなって活動に支障が!どうしたら!?」



→A:「時間管理を厳守」が基本!



Q:「より良い意思決定のための多数決にするには?」



→A:「個人の自由や平等を、出来るだけ取り入れる!」


① 予備投票
② 根拠の発表と共有、質問
③ 改善案提案
④ 最終投票



Q:「会議がうまくいきません!どうしたらいい?」



→A:「3つの役割で進行を変える!」


① 参加者
② 進行役
③ 記録係



Q:「会議がうまくいきません!どうしたらいい?」



→A:「会議の前にセルフチェック!3つの役割を確認しよう」


参加者のチェックリスト
進行係チェックリスト
記録係のチェックリスト



Q:会議の「時間管理」がうまくいきません・・・



→A:議題の目的に合わせて進めよう


「決める」
「アイディアを出し合う」
「情報共有」
「次の事業につながる話・展望」



Q:一つの議題に時間がかかってしまいます・・・



→A:「整理した情報」&「提案と根拠」を示す事で、
   参加者の判断に貢献しよう!


議題の目的、状況、考えられる案(3つくらい)を示す
自分の推薦案とその理由を示す
質問を出し合う
選択する
判断材料が足りない場合は次回へ持ちこす手立てを打つ



Q:進行役が固定していますが・・・



→A:進める勉強になるので、練習がてら交代したら?



Q:会議で決議された事項が止まります!



→A:実行の責任者と期限を明らかに!


どういう状況で止まっているのか?
「できなくてもいいんだけどさー」なのか?
ことばの信用性=その人の信用性!



Q:「会議の決定事項」が「共有化され履行されているか?」



→A:議事録を速やかに作成し、配布。共有化を!


「聴く姿勢」と「相手を説得する力」と両方がいる



参加者:なかむら、ひらお、しらが、ふじわら、なにわだ、しわく、かたやま、こばやし、まきの、かしの、おがわ、さとう、(着席順、敬称略)


 

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テーマ:NPO - ジャンル:福祉・ボランティア

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