【主旨】 NPOの事務局の仕事はとっても大切。事務作業全般の効率化(ローテクで汎用性の高い手法)を研究し、最小コストで最大効果を生む事務局のワーキング・スキルを磨きましょう。
スポンサーサイト
上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。
第3回「ロジ研」開催しました♪

テーマは「ロジを究める」
【資料のファイアリングと情報管理のコツ】
NPOマネジメント№33より
場所:くらしき健康福祉プラザ ボランティアセンター ボランティア交流室



◆内容
●輪読【資料のファイアリングと情報管理のコツ】
●近況
○写真集「みずしま」発刊
○某市役所の某課から、呼び出しが…
○「現場で完結!」と成果物
○「リトリート」≒「たな卸し」
○戦略的な活動計画って?


●輪読【資料のファイアリングと情報管理のコツ】



各自の気づき
・《「探す」という時間は「無駄」である以上に、スタッフの意欲や外部からの信頼性を下げてしまう可能性がある。》というのが突かれた!「自分だけが困る」というレベルの問題ではないんだと気づいた。

・《書類の作成日や受領日を最初のページに大きく記載》は案外できていない。習慣化しないと!

・《机まわりの小物整理にクリップを活用》というのが、効きそう。

《回覧資料の支持を明確に》って、まさにその通り。迷子になったり、処分に困ったりする書類って多いから、これはすぐに取り入れないとと思った。

《名刺の保管BOX》はいいなぁと思った。 →クリアファイルの名刺入れに、用途別に入れておく手もあり。必要なときはそこだけ取り出して持っていけるから。



 ●近況



写真集「みずしま」発刊
―知ってもらう→共感を生む→共に動く、になればなぁ。
・吉備人出版で1500部印刷
・編集費は助成金をもらった
・印刷費はみずしま財団で持つ
・次は6月末に、報告書「水島地域再生計画」、パンフレット「みずしまを知っていますか?」ができる♪

○某市役所の某課から、既に済んだ仕事のことで呼び出しがあり、
・「これはいったいなんでこうなってるんだ!?そちら(私)の落ち度じゃないのか?」といわんばかりに説明を求められた。
担当者が移動になり、新しい担当者が引き継いだ仕事に疑問を持ったようだった。
→関連資料一式を持って行き、一つ一つ、なぜそうなっているのか説明。
→こちらに落ち度はなかったことを理解してもらった。

?関連資料一式って???
:時系列メモ「○月○日に前任者が口頭で指示した」とか何でもメモってある。
:経緯文書「決まったこと、決まってないこと、その理由」などをまとめてある。
:市側の指示文書「○○の件について、○○に変更しなさい」とか書いてある。
:資料編:公式な報告書 →時系列のメモが一番役に立った!

感想
・「市役所も担当者が変わると言うこと変わるからなぁー」
・「内部でまともに引き継ぎできてない事もあるもんなぁー」
・「前任者の責任を、業者に持ってこられてもなぁー」
・「こっちも自衛手段を持ってないと、怖いんだなぁー」

○メーリングリストの件名に、きちんとした決まりを作った。
後で読み返しやすいし管理しやすくなって良い。
・PCの文書ファイル名の頭に060502_ファイル名にすると文書管理しやすい。 (060502=06年5月2日の事)

「現場で完結!」をテーマにしようと思う。
・イロイロ活動してると、帰ってからそれらのまとめをしてたら、いくら時間があっても足りない。
出先の現場で完結できるような動き方やまとめ方をしないと、ダメだ。
ロジ研の成果物もデジタルではなくアナログで作ろうと思い、それようのファイル(A4横リングファイル)とスケッチブック(A4切り取り用ミシン目入り)を購入。

「リトリート」≒「たな卸し」の準備を進めている。
・今まで状況に流されて対処療法的に活動してきたが、限界を思い知った。
・たな卸しをして、きちんと選別・戦略的な活動計画を立てて、「成果を生む活動」「成果が成果を生む活動」へとシフトしないと労力が無駄になる

戦略的な活動計画って?
・はじめから成果を想定した活動に・それも、成果「物」として残る=次に使えて役に立つ「物」を残す、活動にしていく。
・きちんとした成果「物」を残していけば、その成果物が新たな成果につながって行くそんな活動の事。
・資源が限られているのだから、資源の最大活用を考えるのは必須。それに加えて、最小投資による最大効果(成果)も最初から視野に入れた事業計画をきちんと立てるという事。
・ただ単に「事業ができる(できた)」のレベルでは、プロフェッショナルとは言えないって事。
・事業=貯金、成果=利子だと考えると、
「成果を生む活動」=利子がきちんとついて、団体のメリットが残る活動
「成果が成果を生む活動」=利子も元金に組み入れられて(複利)、さらに大きな利子がつく活動・それらを組み立てるのが、「戦略的な活動計画」


 


スポンサーサイト
コメント
この記事へのコメント
コメントを投稿する
URL:
Comment:
Pass:
秘密: 管理者にだけ表示を許可する
 
トラックバック
この記事のトラックバックURL
この記事へのトラックバック
上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。