【主旨】 NPOの事務局の仕事はとっても大切。事務作業全般の効率化(ローテクで汎用性の高い手法)を研究し、最小コストで最大効果を生む事務局のワーキング・スキルを磨きましょう。
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第4回_内容報告♪

第4回「ロジ研」開催しました♪
 テーマは【個人の業務管理】
NPOマネジメント№29より


場所:くらしき健康福祉プラザ ボランティアセンター ボランティア交流室

●輪読【個人の業務管理】


●ワークショップ
「イタイ所を深める」ために [スクウォーキング]の手法を使ってみる。



・各自「自分にとって、耳がイタイ点」を抜き出す
・それを改善するための自分なりの方法を書く
・それらの中で、「今の自分に最も必要な事」を選ぶ
・A3用紙中央に、選んだ事(痛い事と改善の手法)を書く
・その紙を回覧し、「その人にとって役に立ちそうな質問」を書き込む。
・自分の用紙が回ってきたら、質問に対する回答を書き込む。



ちなみに僕のシートを参考に



【イタイ点】
○自分で自分に〆切をつくり、業務を細分化
○一冊のノートで業務管理し、自分への引き継ぎを行う ↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
【改善手法】
○スケジュール帳を最大活用する。
○習熟したら、業務ノートを導入する。

【書き込まれた質問と答え】
○週単位ぐらいで曜日と時間を決めて再チェックしてみては?
→週1たな卸しで、自分への引き継ぎをする
○自分で期限を決めるのは苦手ですか?
→〆切そのものをギリギリに設定する傾向がある。
→〆切は守るが、内容や質で妥協しないので修羅場になる。
○どんな工夫で習慣になりそう?
→ …
○「スケジュール帳を最大活用」って具体的にはどんな事をしようと思っていますか?
→スケジュール管理、業務進捗状況管理、業務反省改善管理など
→個人の業務管理の一番大きいのはスケジュール管理。なのでスケジュール帳そのものを「簡易業務ノート」にする。
→簡易というのはミニマムという事で、本当に必要な情報をコンパクトに収納する癖をつける。
→業務管理の本当に必要なツボを掴む。
○今はどんな事ができていますか?
→自分の予定の管理と実際の動きの記録、記録から仕事にかかった延べ時間を積算し、どの程度の仕事にどの程度の時間がかかるか?というカンを養っている。
○「業務ノート」は特別なノートですか?
○スケジュール帳と業務ノートの違いは?
→スケジュール帳は時間軸で管理する視点、業務ノートはフローの軸に重点を置く感じ?そのあたりも、「スケジュール帳で管理しきれない(管理しにくい)点が業務管理ノートの特色になると予想。
○習熟するまでは業務に関することもスケジュール帳で管理しますか?書き込むスペースは十分ですか?
→ミニマムにするから意味がある。最小限の手間できちんと機能すればそれが正解。
→問題が多ければ別の手を打つ。 という具合でした。



 



※会話というコミュニケーション手法はとても課題が多い手法です。
・会話は流れ去る上に、
・話すのは一人だけ、
・他の人は聞くしかない(受け身で生産性が悪い)
・おまけに話者も未整理な内容を「喋る」という事も多い
(長所は話者の満足感が高い事かな)

※効果という視点でいくと、このスクウォーキングは、
・記入者は自分なりに整理して質問を「書く」
・質問する能力の個人差はさほど大きくない(誰でも効果的)
・皆が能動的に作業するので生産性が高いというコミュニケーションで、はるかに効率が高いです。



●「成果物」の「フォーマット」の発表と説明



・成果物って?
毎回の活動内容を記録=「成果物」として残していきたい。
成果物を作る事で、参加者はより深く理解できるし、参加者以外にも使ってもらえるというメリットがある。
そこまでやる事で、単に参加者の為の活動=共益活動ではなく、ひろくみんなのための活動=公益活動へとシフトする。
・Q&Aでわかりやすく!
A4用紙の裏表で「質問」と「回答」という構成。
そのためのサンプルとして内容をカード化したものを提示。
・ファイルにしよう!
共通フォーマットではじめるとファイル化しやすいですし、溜まったら「成果物」として発表&頒布しましょう。
・マジックで手書き!
マジックで書きます。
マジック書きだと複数人数に掲示しやすいので使い勝手が上がる。
(場で使いやすい)
・図式化力をアップ!
カード化=内容の図式化だとすると、それなりにコツとツボがあります。
その作業をする事で、
①内容を整理し、より深く理解することができる
②内容の図式化のチカラを身に付けられる。



●宿題



今までのロジ研の内容の中で自分にとって大切な点をカード化する。
その下書きをしてきて下さい。
次回発表してもらい、各自のコメントをもらって、清書しましょう。



●各自の近況



す、すみません、遅れたのでよくわかりません・・・



参加者:まきの、かたやま、なかむらかい、こばやし、ひらお、ふじわら、なにわだ、しわく、さとう、(着席順、敬称略、)

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