【主旨】 NPOの事務局の仕事はとっても大切。事務作業全般の効率化(ローテクで汎用性の高い手法)を研究し、最小コストで最大効果を生む事務局のワーキング・スキルを磨きましょう。
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ロジ研フリップ♪Q&A

みんなで作ってみたロジ研フリップ案です。


とりあえず。


※ポイントのみ記載していますので、これだけ読んでもよくわからないと思います。
※より詳しく知りたい人は
NPOマネジメントを購読して下さい。


Q:「書類の整理ができません!!」
イベントや会議の書類がたくさんあって、いつも探してばかり・・・
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:迷わずに、どんどん、ファイリング
① 時系列でファイリング
厚くなったり、ファイルの中を渡り鳥し始めたら…
② 思いきって、内容別にファイリング



 



Q:「スケジュール管理ができません」
打ち合わせや活動の予定がたくさんあって覚えられません。
どうしたらいいの?
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:記憶するな、記録せよ!
例情報を振り分けて記録する
手帳、ノート、メモ帳を、
記録、使うデータ、日程確認、工程管理として活用する



 



Q:「する事がたくさんあって、すぐに仕事に手がつかない・・・」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:チェックリストを作って、前日に確認しておこう





Q:「あれ、どこだっけ???」
資料や書類の探しものの多いときは・・・
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:ファイリングを時系列で!
大きめリングファイルでどこからでも抜き出せるよ





Q:「仕事の引継ぎはどうする?」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:仕事のロジ化
1、 年次&月次の業務スケジュール
2、 各業務内容ごとの詳細
3、 1,2についての作業マニュアル
4、 必要書類の場所をわかる状態にする





Q:「仕事を引継いでも帰ってくるのですが?」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:仕事のロジ化(客観視)と引継ぎプロセスの作成が必要です。





Q:「あの仕事忘れてた!」うっかりミスが多いときは?
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:作業をメモに!頭の中に残さない!
1, ポストイット
2, To Do リスト
3, スケジュール帳
頭の中は本当に考えなければならない事のために





Q:「業務管理を習慣付けられない」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:いやでも目に入るカタチにしよう





Q:「活動は活発だけど、事務局のまとまりや会議の集まりが悪い」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:組織の中に、「つながる」「結ぶ」仕掛けを!
例① ロジ研
例② ひとりの困ったをみんなの困ったへ
例③ 小さなつまずきをみんなで解決





Q:「業務を引き継ぎたい。どうしたら?」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:段階を踏んだ引き継ぎを
(1) 引継ぎ相手と一緒に
(2) 業務手順書やチェックリストを作成
(3) 一緒にチェックする
(4) 3に基づいて単独でやってもらう
(5) 3に基づいて一緒に振り返り改善する





Q:「組織外の人とのコミュニケーションがうまくいかず、何度も電話したりやり直したり・・・ どうしたら?」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:コミュニケーションコスト(時間や費用)には敏感に。
→回数を重ねるのではなく、
→1回ごとの質を高める
→忙しさを削減できる





Q:「あの人は今何を???」
   相談したいけど忙しそう・・・
   仕事を頼みたいけど、できるかなー?
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:職場・仲間・家族、今何をしているのか、
見えるかたちにしてみたら?
共有スケジュール・カレンダー
工程表





Q:「業務のスケジュール管理ができていない」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:TTD[ things to do]リストを活用しよう!





Q:「ロジ力を高めたいけれど、日常業務で忙しい。どうしたら?」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:試行と改善を繰り返して、「1人の工夫」を「団体の知恵」にする。
→テコの原理





Q:「忙しさを共有する」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:家族や仲間と見るカレンダーを作成





Q:「各活動グループ・団体の中の自分の位置づけと果たす役割が見えてきたけど、思うほどはかどらない・・・?!」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
優先順位、物差しで絞り込むことも大切!!
取捨選択を定期的(&不定期)に繰り返す。
(周囲とのコミュニケーションも反映させつつ)





Q:「仕事が進まず、ドンドンたまってしまいます・・・」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:進捗管理力チェック!





Q:「活動○年、イロイロがんばってきたつもりだけど、成果が見えにくい・・・」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:「効く!」「生む!」活動を計画する!
① テコノ原理が効く活動
② 成果が成果を生む活動





Q:「事務局業務がうまく進みません」
やらないといけない仕事はいっぱいあって、〆切は近づくけど、なかなか進みません、いったい何故(?_?)
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:6つのロジ力をチェックしよう!





「あれは絶対忘れないようにしないと・・・」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
集中力を欠き、ミスが生まれる原因になる
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
To Doリストを活用





「やらなければいけないこと」をなんでもそのばでメモする
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
終わった業務は傍線で消す
終わらなかった業務を転記する
業務を棚卸し
新しい業務を追加していく





「個人の業務管理は」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
反省→改善 策=しくみ →習慣化(身につく!!)
追われる状況(守る)から、追う状況(攻める)へ



 



:「携っている活動ごとの関連資料&記録がどんどん増えてしまってどうしよう?!」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:活動全体を書き出しつくして、大分類・中分類・小分類したら、何を、どうファイリングすれば良いか見えて来たよ!





Q:「今、必要なものをなるべく短時間で引っ張り出せるようにしたいんだけど、整理整頓下手で・・・?」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:①時系列記録元帳と②項目別ファイル(バインダー)などで、次に使う時の事を考えながら、資料整理していく。





Q:「多岐にわたる事務局機能を分かり易く、すべて把握して、スムーズに運営するには・・・?!」
↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓↓
A:まず①誰々と事務局機能を担当するか確認する(○人事務局か?)
②処理せねばならない実務項目を残さずリストアップして、効率的なやり方をひとまず決めてやってみる!


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テーマ:NPO - ジャンル:福祉・ボランティア

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